5/1/2011 「如何開好業務會議？又要開會了，你準備好了嗎？」

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5/1/2011 「如何開好業務會議？又要開會了，你準備好了嗎？」
如何開好業務會議？又要開會了，你準備好了嗎？



根據統計，多數主管一個月平均要開62個大小會議，卻只有50％的會議是有效率的，這之間到底出了什麼問題？以下6個「如何開好業務會議」的技巧，讓你遠離無效會議。



摘錄自：天下雜誌 電子報%26nbsp; 2011/4/26

作者：蔡明珊 編譯 　出處：Cheers 30期 2003/03



為了讓企劃、產品做的更出色，業務人員最常需要開會，彼此動腦討論；然而，根據調查指出，91％的人承認在開會的時候，多半都在做白日夢，有近四成的人真的睡著了。本來應該有聲有色的業務會議，竟然無聊到極點，到底哪裏出了錯？美國《行銷管理》雜誌（Sales %26 Marketing Management）建議要開好業務會議，在會議前後要謹守：「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧，讓開會不再是一種負擔。



1、選定主題：



會議主題要能振奮人心，不是只有幾個字，或隨意敘述一場會議主題，應要確切指出整年的業務目標與基調。



紐約P%26V企劃公司執行長維西‧艾西（Vince Ahaesy）建議，最好能在3個月之前，儘早確定會議主題並仔細介紹會議內容，告訴業務同仁，不僅可以刺激他們的興趣，也可以鼓勵他們多多參與。



在設定主題的過程中，要瞭解誰會參與會議。最常發生的情況是開會者與主管對主題的想法不同，無法找到交集。美國PGI行銷企劃公司、行銷企劃副總鮑伯‧麥克麥（Bob McCormack）曾協助石油大廠Amoco公司，替業務人員企劃會議，會議目的希望業務同仁學習新的產品與策略，並在會議後立即執行，因此會議主題就是「決心、行動、Amoco」（Commitment, Action, Amoco）。會議之前，就將主題散佈公司各個公告處、電子郵件，並儘量知道同仁們的想法、感覺及信念，以便在會議中，每位同仁都能參與。



2、參與感：



要讓會議有趣，就是要與會者盡情參與。你優秀的業務團隊，不容許你開一個乏善可陳的無聊會議。



紐約長島市一家行銷顧問公司副總喬‧西哲（Joe Siegel）舉例，「有一次開完產品行銷會議，我舉行一個小型問答，答對的同事，我就給他們每人兩塊美金，」重點不在錢，而是在與會者被激勵、引發他們的參與感，這個小遊戲，至今還被同事們津津樂道。



「角色扮演」也是一種參與方式，例如可以讓與會者推銷各種產品，其它同仁擔任一般消費者的角色，透過這一層的練習，更加瞭解產品與消費者間的關係，也能讓會議變得有趣、與會者有強烈的參與感，讓會議更有效率。



3、互動：



時間已經過了20分鐘，如果主管仍滔滔不絕講個沒完，你的屬下可能都已經睡去了。



專家建議，要多嘗試不同的動腦練習，例如可以將業務同仁，分散成各個小團體，每個人都有參與感，而且可以討論各種解決方案。



此外，也可以將新產品讓業務同仁各自出外試賣、試用，回來開會時，與會者很自然的一定會發言，因為他們搜集到外面的消費者對此產品的試用經驗，並能告訴大家產品的問題與建議。



以小型業務來說，該如何激發互動？康乃迪克州、電腦服務訓練公司的業務經理鮑伯‧馬藍多（Bob Malandro）說，可以在會前讓每位與會者準備上台報告內容，開會中間，主席會抽點其中一位上台簡報，這樣使每位與會者都能在會前、會中專心參與整項會議。



4、讚美、鼓勵：



會議上口頭讚美或會後請吃一頓晚飯，都能讓業務人員覺得自己的努力的確受到上級注意。



專家也說道，有時要表揚一位優秀的業務人員，不見得是上級的讚揚，反而是藉由平輩同事，因為業務員的特性比較著重個人表現，自我中心很強，若能受到同事間的肯定與讚美，反而更覺得真誠與直接。同時，主管也可以在大型的業務會議中，利用PowerPoint，表揚優秀的同仁，讓他感受至高無上的榮譽。



5、保持活力：



要讓與會者不覺得開會是緩慢、無聊、長時間的話，場地也是一項考量因素。專家指出，有時要避免那種盛大排場的宴席會議，因為在此種場合裏，一定會有酒精類飲料，「那一次大家試喝了15種伏特加，後來每個人都醉倒了，第二天早上根本全忘了昨晚的會議內容。」還有要考慮場地佈置問題，例如不要去佈置詭異氣氛的餐廳，這樣與會者反而會不專心，因為都被那些恐佈的佈置氣氛給嚇跑了。



6、持續掌握後續進度：



開完成功的會議只是個開端，不是會議結束。要持續追蹤後續進度，讓會議結論更能有效執行。



首先，可以要求每位與會者寫下會後評估建議，搜集會後的統計資訊，並且要有「開放式問題」詢問與會者意見，可以給他們一點獎品以答謝其回應。其次，可以將會議中討論的重點、演講內容張貼在網站上，讓每位參與者都能掌握會議重點。



專家也建議，有的時候，也可以請一些本月業績表現優秀的業務員，在會議中分享他成功故事或銷售的秘訣，達到激勵其它業務人員的效果。